Introducción
El pasado 21 de febrero entró en vigor la nueva ley 2/2023 encargada de proteger a los denunciantes sobre lucha anticorrupción e infracciones informativas, es decir, prácticas que puedan ser constitutivas de delito o malas conductas dentro de la organización.
El objetivo de la ley es implantar medidas de protección para estas personas, garantizando su confidencialidad y evitando represalias hacia ellas y su entorno, lo que fomentará la transparencia dentro de las organizaciones.
¿Qué es un canal de denuncias?
Es la vía de comunicación que tiene la organización para gestionar denuncias hechas por miembros pertenecientes o vinculados a la misma sobre las conductas ilícitas o delitos de los que hayan sido testigos o que conozcan, ya sean contrarias a las normas de la organización (externas e internas) o a las leyes del Estado e internacionales.
El canal de denuncias permite detectar estos comportamientos ilícitos e irregulares dentro de la organización. Mediante el mismo, las personas pueden denunciar para que un órgano de administración o comité investigue las denuncias.
Es de obligatorio cumplimiento poseer un canal de denuncias de acuerdo a la ley mencionada anteriormente. También es un requisito para cumplir con el plan de prevención de delitos penales.
En el momento en el que se gestiona el canal de denuncias, es imprescindible contar con delegados de protección de datos debido al tema de confidencialidad de la información y el riesgo que implica para las personas denunciantes.
Características y requisitos del canal de denuncias
Para que el canal de denuncias cumpla con las condiciones que pide la ley deberá cumplir con los siguientes requisitos:
- Accesibilidad: Implica que la herramienta sea entendible y fácil de usar para todas las personas que trabajan en la organización, así como para aquellas que quieran comunicar incidencias.
- Confidencialidad y anonimato: Se protegerá la identidad del denunciante para evitar represalias (despido, acoso laboral, degradación, negación de ascensos, modificación de condiciones de trabajo en su perjuicio u otras acciones similares contra la persona y su entorno) La protección durará 2 años desde la finalización de las investigaciones.
- Creación de régimen de sanciones: Se elaborará un conjunto de normas internas de la empresa y sus consiguientes acciones disciplinarias.
- Política de defensa del denunciante: Se establecerá un protocolo de actuación desde el momento en el que se realice la denuncia. La persona que realice la denuncia recibirá un acuse de recibo en un plazo máximo de 7 días. Una vez transcurrido el plazo, la empresa tiene 3 meses para responder a este recibo.
- Administrador del sistema: Se asignará un responsable (nombrado por el órgano de administración) que se encargará de comunicarse con la Autoridad Independiente de Protección del Informante y de gestionar el sistema. Cabe añadir que este responsable será totalmente independiente del resto de órganos de la entidad. También debe disponer de todos los recursos para ejercer su labor.
- Revisiones periódicas del canal de denuncias para su funcionamiento: Se debe garantizar su funcionamiento, sino incurrirá en sanciones. Existe la posibilidad de solicitar auditorías externas para corregir los errores que se detecten.
- Formación de los trabajadores: Todas las personas de la empresa deben conocer su existencia, funcionamiento, objetivos, formatos de la denuncia, reglamento, presentación de las denuncias y modo de ejecución del proceso.
- Comunicación con representantes de los trabajadores: Deberán conocer todo lo relativo al canal de denuncias.
¿Cómo implementar un canal de denuncias?
En AlfaIOT tenemos el canal de denuncias que se adapta a tus necesidades con las siguientes características de base:
- Multicanalidad. Se establecerán las vías de comunicación para la elaboración de la denuncia y su posterior tramitación, para las cuales se distinguen 2 vías:
- Email.
- Plataforma Web.
- Recepción de denuncias. La persona responsable estará a cargo de la administración del sistema.
- Unificación. Si existen canales previos, se integrarán dentro del canal de denuncias, lo que permite realizar varias acciones dentro del mismo sistema.
- Internacionalización. El canal será accesible en los idiomas que se requiera, independientemente de su localización, por lo que cumplirá no sólo con la ley, sino también con las directivas europeas.
- Anonimato y confidencialidad. Se garantizará el anonimato mediante el encriptado y medidas contra hackers para mantener de forma segura la identidad del denunciante.
- Protección de los datos. Se garantizará el acceso exclusivo a los mismos únicamente a la persona responsable, ya que el sistema será independiente y alojado dentro de la empresa.
- Protocolo de actuación. Se definen diferentes planes a seguir en el trámite de denuncias desde el primer momento en función de la tipología de la queja.
- Formación. Nos encargaremos de que todo el mundo sea capaz de realizar denuncias e informar de manera sencilla, rápida y sin ningún obstáculo.
Este canal de denuncias podrá ejecutarse alojado en tus servidores (on-premise) o como un servicio, como mejor te convenga.
Cómo funciona el canal de denuncias
Sencillo y rápido de utilizar, en un par de clics puedes presentar tu denuncia. Tu protección y la de tu entorno está plenamente garantizada.
FASES
1. Se registra una queja existente.
Para iniciar una nueva queja, no será necesario introducir datos personales o cualquier elemento que identifique a quién presente la queja.
O si ya ha presentado una queja antes tan sólo se introducirá el código de seguimiento de la misma, este código se ha generado en la fase 3.
2. Rellenar formulario, adjuntar documentos y pruebas en cada queja.
Dentro del mismo formulario se pueden adjuntar archivos en varios formatos.
3. Tras la entrega, se guarda un recibo y se genera un código.
El código generado será la clave para iniciar sesión cuando se quiera revisar la queja o hacer seguimiento.
4. La persona administradora recibe la queja y examina los detalles de la misma, descarga los archivos que se hayan adjuntado.
Se podrá examinar de forma independiente y adjuntar nuevos documentos.
5. Tramitación de la queja e inicio del proceso.
La persona que está a cargo del Canal de Denuncias, el administrador, recibirá la queja con el código asignado y se comunicará vía chat con la persona informante, NUNCA conocerá su IDENTIDAD.
Ahora se iniciará el proceso de investigación en el que se comunicarán las partes afectadas exclusivamente en este canal, aportando las pruebas y todo el material necesario, la identidad del informante estará en todo momento oculta, evitando coacciones y otras consecuencias negativas.
¿Quién está obligado a contar con un canal de denuncias?
Para las distintas empresas e instituciones públicas que componen el ecosistema de nuestra economías. Las condiciones dependen del número de trabajadores con los que cuenten:
- Empresas con más de 49 trabajadores.
- Instituciones públicas en municipios de más de 10000 habitantes.
- Empresas de ámbito deportivo, seguridad en el transporte, ocio o educación cuando hay presencia de menores (específicamente para reportes de acoso o violencia), productos y mercados financieros.
- Empresas afectadas por la ley de blanqueo de capitales, leyes de protección del medio ambiente, con plan de igualdad (ya que necesitan un canal de denuncia de acoso laboral) y con un programa de compliance.
- Empresas con más de 249 trabajadores deben contar con este medio 3 meses después de la publicación de la ley.
PLAZO:
El plazo para implementar el canal de denuncias será hasta el 1 de diciembre de 2023. Una vez transcurrido este plazo, la organización se enfrentará a sanciones. Las instituciones sujetas a este plazo son:
- Empresas con más de 49 trabajadores.
- Municipios de menos de 10000 habitantes.
Sanciones por incumplimiento
La ley establece un conjunto de sanciones relativas a su incumplimiento, sobre todo a las empresas que están legalmente obligadas, las sanciones se componen:
- Infracciones leves:
- No colaborar con las investigaciones de las denuncias o envíar incompleta la información o fuera de plazo.
- Otros incumplimientos que no sean graves o muy graves
- Sanciones económicas: 100000€ para Personas jurídicas y 10000€ para personas físicas.
- Infracciones graves:
- Vulnerar el anonimato y la confidencialidad (cuando no se considere muy grave) y no adoptar medidas para protegerlos.
- Cometer una infracción leve cuando se hubiera sido sancionado por otras 2 en los 2 años previos.
- Obstaculizar las denuncias y sus procesos (cuando no se considere muy grave).
- Sanciones económicas: 100000€- 600000€ para Personas jurídicas y 10000€-30000€ para personas físicas.
- Infracciones muy graves:
- Toda acción que limite garantías y derechos previstos en esta ley, tomar represalias, obstaculizar denuncias e intentos de revelación de identidad.
- Cometer una infracción grave cuando se hubiera sido sancionado por otras 2 en los 2 años previos.
- Sanciones económicas: 600000€- 1000000€ para Personas jurídicas y 30000€-300000€ para personas físicas.
- Otras sanciones: Sin subvenciones ni beneficios fiscales durante 4 años, sin contratos públicos durante 2 y amonestación pública.
