Canal de denuncias para empresas a tu medida: Ley 2/2023
¿Qué es un canal de denuncias? ¿Es obligatorio contar con uno? ¿Cómo puedo implementar un canal de denuncias para mi empresa? ¿Qué requisitos debo cumplir? ¿Qué es la Ley 2/2023? En esta guía responderemos a todas tus preguntas y te mostraremos cómo, desde AlfaIoT, implementamos canales de denuncias para empresas, totalmente personalizados y adaptados a las necesidades de cada una de ellas.
¿Qué es un canal de denuncias?
Un canal de denuncias es un sistema que permite a los empleados, clientes, proveedores o cualquier otra persona relacionada con una empresa o organización, comunicar de manera confidencial y segura posibles irregularidades o delitos que se estén cometiendo dentro de la misma. En resumen, es la vía de comunicación de una organización para gestionar informes sobre conductas ilícitas.
El canal de denuncias es una parte fundamental del plan de compliance de cualquier empresa.
*El compliance se refiere al conjunto de normas, estándares y buenas prácticas que se establecen dentro de una empresa para asegurarse de que cumple con las leyes, normativas y regulaciones obligatorias. Y, con ello, detectar, prevenir y reducir los riesgos de comisión de delitos.
¿Qué es la Ley 2/2023?
La Ley 2/2023, de 20 de febrero, es una normativa española que regula la protección de las personas que informan sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. Esta ley tiene como objetivo proteger a las personas que, en un contexto laboral o profesional, detectan infracciones penales o administrativas graves o muy graves y las comunican mediante los mecanismos regulados. La Ley 2/2023 es la ley que regula el canal de denuncias.
¿Qué debe contener un canal de denuncias?: Características y requisitos
Para que el canal de denuncias cumpla con las condiciones establecidas en la Ley 2/2023, deberá cumplir con los siguientes requisitos:
- · Accesibilidad: Implica que la herramienta sea entendible y fácil de usar para todas las personas que trabajan en la organización, así como para aquellas que quieran comunicar incidencias.
- · Confidencialidad y anonimato: Se protegerá la identidad del denunciante para evitar represalias (despido, acoso laboral, degradación, negación de ascensos, modificación de condiciones de trabajo en su perjuicio u otras acciones similares contra la persona y su entorno). La protección durará 2 años desde la finalización de las investigaciones.
- · Creación de régimen de sanciones: Se elaborará un conjunto de normas internas de la empresa y sus consiguientes sanciones disciplinarias.
- · Política de defensa del denunciante: Se establecerá un protocolo de actuación desde el momento en el que se realice la denuncia. La persona que realice la denuncia recibirá un acuse de recibo en un plazo máximo de 7 días. Una vez transcurrido el plazo, la empresa tiene 3 meses para responder a este recibo.
- · Administrador del sistema: Se asignará un responsable (nombrado por el órgano de administración) que se encargará de comunicarse con la Autoridad Independiente de Protección del Informante y de gestionar el sistema. Cabe añadir que este responsable será totalmente independiente del resto de órganos de la entidad. También debe disponer de todos los recursos para ejercer su labor.
- · Revisiones periódicas del canal de denuncias para su funcionamiento: Se debe garantizar el adecuado funcionamiento del canal de denuncias implantado en la empresa, sino ésta incurrirá en sanciones. Existe la posibilidad de solicitar auditorías externas para corregir los errores que se detecten.
- · Formación de los trabajadores: Todas las personas de la empresa deben conocer la existencia del canal de denuncias, su funcionamiento, los objetivos que persigue el canal implantado, formatos de la denuncia, reglamento, presentación de las denuncias y modo de ejecución del proceso.
- · Comunicación con representantes de los trabajadores: Los representantes también deberán conocer todo lo relativo al canal de denuncias.
¿Cómo implantar un canal de denuncias en mi empresa?
En AlfaIOT desarrollamos el canal de denuncias que se adapta a todas las necesidades de tu empresa. Nuestro canal de denuncias cuenta con las siguientes características de base:
- · Multicanalidad. Establecemos varias vías de comunicación para la elaboración de la denuncia y su posterior tramitación: Email y Plataforma Web.
- · Recepción de denuncias. La persona responsable estará a cargo de la administración del sistema.
- · Unificación. Si existen canales previos, se integrarán dentro del canal de denuncias, lo que permite realizar varias acciones dentro del mismo sistema.
- · Internacionalización. El canal será accesible en los idiomas que se requiera, independientemente de su localización. De esta manera, no cumplirá sólo con la Ley, sino también con las directivas europeas.
- · Anonimato y confidencialidad. Garantizamos el anonimato mediante el encriptado y otras medidas contra hackers para mantener de forma segura la identidad del denunciante.
- · Protección de los datos. Se garantizará el acceso exclusivo a los mismos únicamente a la persona responsable, ya que el sistema será independiente y alojado dentro de la empresa.
- · Protocolo de actuación. Definimos diferentes planes a seguir en el trámite de denuncias desde el primer momento en función de la tipología de la queja.
- · Formación. Nos encargaremos de que todos los miembros de la empresa sepan cómo realizar denuncias de manera sencilla, rápida y sin ningún obstáculo.
Este canal de denuncias podrá ejecutarse alojado en tus servidores (on-premise) o como un servicio. Tú decides lo que mejor te conviene.
¿Cómo funciona el canal de denuncias para empresas de AlfaIOT?
Sencillo y rápido de utilizar, en un par de clics todos los denunciantes pueden presentar su denuncia o queja. La protección de tus trabajadores y la de tu empresa está plenamente garantizada.
Pasos para registrar denuncias mediante nuestro canal
1. Se registra una queja existente.
Para iniciar una queja o denuncia, no será necesario introducir datos personales o cualquier elemento que identifique al informante/denunciante.
Si ya se ha presentado una queja previamente, tan sólo se introducirá el código de seguimiento de la misma (este código se ha generado en el paso 3).
2. Rellenar formulario, adjuntar documentos y pruebas en cada queja. Dentro del mismo formulario se pueden adjuntar archivos en varios formatos.
3. Tras la entrega, se guarda un recibo y se genera un código. El código generado será la clave para iniciar sesión cuando se quiera revisar la queja o hacer seguimiento.
4. La persona administradora recibe la queja, examina los detalles de la misma y los archivos que se hayan adjuntado. Se podrá examinar de forma independiente y adjuntar nuevos documentos.
5. Tramitación de la queja e inicio del proceso. La persona que está a cargo del canal de denuncias, el administrador, recibirá la queja con el código asignado y se comunicará vía chat con la persona informante. NUNCA conocerá su IDENTIDAD.
Ahora se iniciará el proceso de investigación en el que se comunicarán las partes afectadas exclusivamente en este canal, aportando las pruebas y todo el material necesario. Como hemos comentado, la identidad del informante estará en todo momento oculta para evitar coacciones y otras consecuencias negativas.
¿Es obligatorio contar con un canal de denuncias en las empresas?
La Ley 2/2023 recoge qué empresas deberán implantar canales de denuncia efectivos:
- · Empresas con más de 49 trabajadores.
- · Instituciones públicas en municipios de más de 10.000 habitantes.
- · Empresas de ámbito deportivo, seguridad en el transporte, ocio o educación cuando hay presencia de menores (específicamente para reportes de acoso o violencia), productos y mercados financieros.
- · Empresas afectadas por la Ley de Blanqueo de Capitales, leyes de protección del medio ambiente, con Planes de Igualdad (ya que necesitan un canal de denuncia de acoso laboral) y con un programa de compliance.
- · Empresas con más de 249 trabajadores deben contar con este medio 3 meses después de la publicación de la Ley.
Plazo para implantar tu canal ético de denuncias
El plazo para implementar el canal de denuncias ha terminado el 1 de diciembre de 2023. Dado que ha transcurrido este plazo, si una empresa aún no ha implementado su canal de denuncias interno, se enfrentará a sanciones.
Sanciones por incumplimiento de la Ley 2/2023
La Ley 2/2023 establece un conjunto de sanciones relativas a su incumplimiento, sobre todo a las empresas que están legalmente obligadas (las comentadas anteriormete). Las sanciones recogidas son las siguientes:
- · Infracciones leves:
-
- No colaborar con las investigaciones de las denuncias o enviar incompleta la información o fuera de plazo.
- Otros incumplimientos que no sean graves o muy graves.
- Sanciones económicas: 100000€ para Personas jurídicas y 10000€ para personas físicas.
- Infracciones graves:
-
- Vulnerar el anonimato y la confidencialidad (cuando no se considere muy grave) y no adoptar medidas para protegerlos.
- Cometer una infracción leve cuando se hubiera sido sancionado por otras 2 en los 2 años previos.
- Obstaculizar las denuncias y sus procesos (cuando no se considere muy grave).
- Sanciones económicas: 100000€- 600000€ para Personas jurídicas y 10000€-30000€ para personas físicas.
- Infracciones muy graves:
-
- Toda acción que limite garantías y derechos previstos en esta Ley, tomar represalias, obstaculizar denuncias e intentos de revelación de identidad.
- Cometer una infracción grave cuando se hubiera sido sancionado por otras 2 en los 2 años previos.
- Sanciones económicas: 600000€- 1000000€ para Personas jurídicas y 30000€-300000€ para personas físicas.
- Otras sanciones: Sin subvenciones ni beneficios fiscales durante 4 años, sin contratos públicos durante 2 años y amonestación pública.
Implanta un canal de denuncias en tu empresa
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